Lansman, diğer kurumsal etkinliklerden bir noktada ayrılır: bir mesajı iletmek zorundadır. Davet güzel geçse bile ürün doğru anlatılmadıysa lansman başarısızdır. Bu yüzden lansman planlaması, ikram ve dekordan önce mesaj ve akış üzerine kurulur.
1. Mesajı ve hedefi netleştirin
Planlamaya başlamadan önce üç soruyu yazılı cevaplayın:
- Misafirler etkinlikten tek bir cümle hatırlayacak olsa, bu ne olmalı?
- Kimi davet ediyoruz — bayi, basın, müşteri, yatırımcı? (Bunların beklentileri farklıdır.)
- Başarıyı nasıl ölçeceğiz — katılım, medya yansıması, sipariş, içerik üretimi?
Bu üç cevap, sahnenin nerede olacağından ikramın ne zaman açılacağına kadar her kararı belirler.
2. Akış: lansmanın kalbi 20 dakikadır
İyi kurgulanmış bir lansmanda ürün sunumu 15–25 dakikayı geçmez. Öncesi ve sonrası bu ana hizmet eder:
- Karşılama (45–60 dk): Kayıt, içecek ve hafif ikram, networking. Misafirlerin gecikmesi bu bölümde absorbe edilir.
- Sunum (15–25 dk): Konuşma, ürün gösterimi, video. Salon ışıkları kısılır, ikram durur.
- Ürün deneyimi (45–60 dk): Misafirler ürüne dokunur, sorular sorulur, basın görüşmeleri yapılır. Ana ikram bu bölümde açılır.
- Kapanış: Teşekkür, hediye/materyal dağıtımı.
En sık yapılan hata, sunumu misafirler yemek yerken yapmaktır. Çatal sesi, mesajı bastırır. Sunum sırasında servis durmalıdır.
3. Sahne ve teknik
- Görüş açısı: Ayakta düzende arkadakiler sahneyi göremez. Sahne yüksekliği en az 40–60 cm olmalı ya da ekran tekrarı konulmalı.
- Ses: Yaka mikrofonu + yedek el mikrofonu. Yedek olmadan lansmana çıkılmaz.
- Görsel: Ekran boyutu salonun en uzak noktasından okunabilmeli. Sunum dosyası etkinlikten bir gün önce sahada test edilmeli.
- Işık: Ürünün üzerine ayrı aydınlatma; genel salon ışığı ürünü öldürür.
- Yedekleme: Sunum dosyası iki ayrı cihazda ve bir USB'de bulunsun. İnternet bağlantısına bağımlı bir sunum kurmayın.
4. Ürün sunum alanı
Lansmanın fotoğraflanan yeri sahne değil, ürünün sergilendiği alandır. Bu alan için:
- Ürünün etrafında en az 1,5 metre dolaşım payı bırakın
- Marka duvarı ya da temiz bir arka plan konumlandırın
- Ürüne ait kısa bilgi kartı veya dijital ekran ekleyin
- Ürünle fotoğraf çekilmek isteyen misafirler için kuyruk oluşmayacak bir yerleşim kurun
5. Basın yönetimi
Basın davetlisi varsa ayrı bir plan gerekir:
- Ayrı karşılama ve kayıt noktası
- Basın bülteni ve görsel materyalin dijital olarak hazır olması
- Sözcüyle röportaj için ayrılmış sessiz bir alan
- Basının erken gelip erken ayrılabileceği bir zaman planı
6. İkram: lansmanda menü nasıl kurulur?
Lansman ikramının işlevi karın doyurmak değil, misafiri salonda tutmak ve sohbeti kolaylaştırmaktır. Bu yüzden kokteyl formatı standarttır: tek elle yenen, ayakta tüketilebilen, kırıntı bırakmayan ürünler.
- Karşılamada: içecek + soğuk kanepe
- Sunum sırasında: servis durur, yalnızca su
- Sunum sonrası: sıcak ara ürünler, istasyonlar, tatlı
- Kapanışa doğru: kahve servisi (ayrılma sinyali olarak da işler)
Ürününüz yiyecek-içecek sektöründeyse ikram doğrudan mesajın parçası olur; bu durumda menü tasarımı sunumla birlikte kurgulanmalıdır. Kokteyl catering yazımızda format detaylarını bulabilirsiniz.
7. Davetli yönetimi
Lansmanlarda katılım tahmini zordur. Pratik yaklaşım: teyit veren sayının %70–75'ini gerçek katılım olarak planlayın, ancak ikram ve oturma kapasitesini teyit sayısına göre hazırlayın. Kayıt masasında dijital liste tutmak, hem giriş hızını artırır hem de etkinlik sonrası takip için gerçek katılımcı listesi sağlar.
8. Etkinlik sonrası
Lansmanın değeri salon boşaldıktan sonra üretilir: fotoğraf ve videonun aynı hafta paylaşılması, katılımcılara teşekkür mesajı ve materyal gönderimi, basın takibi. Fotoğrafçıdan hızlı teslim edilecek seçki talep etmeyi sözleşmeye ekleyin — etkinlikten üç hafta sonra gelen görsellerin değeri düşer.
Planlama takvimi
- 8–10 hafta önce: Tarih, mekân, konsept
- 6 hafta önce: Teknik plan, sahne ve ekran kurgusu
- 4 hafta önce: Davetiye gönderimi, basın listesi
- 2 hafta önce: Menü kesinleşmesi, sunum provası
- 1 hafta önce: Teyit takibi, sahada teknik test
- 1 gün önce: Kurulum ve tam prova
Ürün ve marka lansmanlarını uçtan uca kurguluyoruz — lansman organizasyonu hizmetimizi inceleyin ya da teklif isteyin.