Organizasyon şirketi seçimi, etkinliğinizin sonucunu menüden ya da mekândan daha çok belirler. Çünkü iyi bir ekip, kötü bir mekânı toparlar; kötü bir ekip mükemmel bir mekânı da bozar. Aşağıdaki 10 soru, görüşme aşamasında firmaları hızlıca ayırmanızı sağlar.
1. Kapsam tam olarak nedir?
"Organizasyonu biz hallederiz" cümlesi hiçbir şey söylemez. Yazılı olarak isteyin: menü, personel, ekipman, kurulum, söküm, dekor, teknik, nakliye — hangileri dahil, hangileri değil? En sık çıkan sürpriz, dekor veya teknik ekibin ayrı faturalanmasıdır.
2. Etkinlik günü sahada kim olacak?
Görüştüğünüz kişi ile sahada olacak kişi çoğu zaman farklıdır. Saha sorumlusunun adını ve telefonunu önceden alın. Etkinlik günü tek bir muhatabınız olmalı; "kime soracağım" belirsizliği en büyük stres kaynağıdır.
3. Benzer ölçekte kaç iş yaptınız?
50 kişilik davette iyi olan bir ekip, 400 kişide zorlanabilir — bu farklı bir operasyon. Sizin ölçeğinizde ve benzer koşulda (açık hava, mutfaksız mekân, uzak lokasyon) yapılmış işleri sorun.
4. Teklif kalem kalem mi?
Karşılaştırılabilir teklif, satır satır olandır. Tek satır "her şey dahil" teklifler kapsam daraldığında fark yaratmaz, genişlediğinde ise pazarlık zemininizi yok eder.
5. Ödeme planı ve iptal koşulları ne?
Avans oranı, kalan ödemenin tarihi ve iptal/erteleme koşulları sözleşmede yazılı olmalı. Özellikle açık hava etkinliklerinde erteleme koşulu önemlidir: hava nedeniyle tarih değişirse ne olur?
6. Misafir sayısı değişirse ne olur?
Kaç gün öncesine kadar sayı güncellenebilir? Artış ve azalışta fiyat nasıl işler? Genelde etkinlikten 3–7 gün önce kesin sayı istenir; bu tarihten sonra azalma iadesi olmaz ama artış karşılanabilir. Kuralı önceden bilin.
7. B planı nedir?
Açık hava etkinliğinde yağmur, elektrik kesintisi, tedarik gecikmesi... İyi firmanın bu senaryolar için hazır cevabı vardır ve karar saatini söyler ("etkinlikten 6 saat önce hava kararına bakılır"). Belirsiz cevap, plansızlığın işaretidir.
8. Beslenme kısıtlarını nasıl yönetiyorsunuz?
Vejetaryen, vegan, glutensiz, alerjen ve helal talepleri nasıl toplanıyor ve sahada nasıl ayrıştırılıyor? Alerjen yönetimi ciddi bir konudur; "ayrı tabak hazırlarız" cevabı yetersizdir — çapraz bulaşma önlemi sorulmalı.
9. Sigorta ve yasal sorumluluk?
Kurumsal etkinliklerde özellikle önemli: firmanın mali sorumluluk sigortası var mı, personeli sigortalı mı, gıda üretim izinleri güncel mi? Bunlar sıkıcı sorular ama bir sorun çıktığında tek dayanağınız.
10. Referansı arayabilir miyim?
En basit ve en etkili soru. Memnun müşterisi olan firma bu isteği rahatça karşılar. Arayacağınız kişiye soracağınız tek soru şudur: "Aynı firmayla tekrar çalışır mıydınız?"
Görüşme sırasında dikkat edilecek işaretler
İyiye işaret: Sizden çok soru soruyorlar (mekân, saat, misafir profili, bütçe aralığı); teklifi görüşmeden hemen sonra değil, bilgi toplandıktan sonra veriyorlar; bütçenize uymayan bir isteği açıkça söylüyorlar.
Kötüye işaret: Her isteğe koşulsuz "olur" diyorlar; fiyatı telefonda saniyeler içinde veriyorlar; sözleşme konusunda isteksizler; referans paylaşmaktan kaçınıyorlar.
Fiyat en ucuz olan mı seçilmeli?
Organizasyonda en düşük teklif genellikle kapsamdan kısılarak elde edilir — personel sayısı, ekipman kalitesi veya kurulum süresi. Teklifleri karşılaştırırken aynı kapsam üzerinden bakın. İki teklif arasında büyük fark varsa, farkın nereden geldiğini sorun; çoğu zaman cevabı açıklayıcıdır.
Ne zaman başlamalı?
- Düğün: 6–12 ay önce (yoğun sezon için daha erken)
- Nişan / kına: 2–4 ay
- Kurumsal etkinlik: 1–3 ay
- Açılış: 3–6 hafta
- Küçük davet: 2–4 hafta
İzmir ve Ege bölgesinde 15 yılı aşkın süredir organizasyon ve catering hizmeti veriyoruz. Yukarıdaki soruların hepsini bize sorun — hakkımızda sayfamıza göz atın, referanslarımızı inceleyin ya da doğrudan teklif isteyin.